Trong thời đại công nghệ mạng xã hội đang là xu hướng, tin tức được lan truyền với tốc độ nhanh thông qua các nền tảng nên chỉ cần thông tin bị sai sót sẽ gây ra những khủng hoảng truyền thông ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp. Do đó cách quản trị truyền thông sao cho hiệu nhất thật sự rất cần thiết.
Khái niệm quản trị truyền thông
Quản trị truyền thông là thiết lập, đi tìm sự hiểu biết, duy trì truyền thông hai chiều, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và công chúng. Trong đó công việc sẽ bao gồm quản lý những vấn đề hay sự kiện mà doanh nghiệp cần phải nắm được dư luận và có trách nhiệm thông tin cho công chúng.
Khái niệm về quản trị truyền thông
Có nhiều hình thức để doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và tạo ra một tầm ảnh hưởng nhất định: từ quảng cáo đến PR, từ hoạt động đối ngoại đến PR nội bộ, từ thiết lập mối quan hệ truyền thông đến xử lý khủng hoảng thương hiệu,…
Mục đích của việc quản trị
Việc quản trị sẽ cải thiện và thay đổi những suy nghĩ, quan điểm của khách hàng về thương hiệu và hình ảnh của doanh nghiệp. Hoặc nhằm quảng bá, đưa các sản phẩm, dịch vụ của công ty tới gần với khách hàng và công chúng bên ngoài từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững.
Mục đích của quản trị truyền thông
Ngoài ra, mục đích còn để truyền tải những thông điệp, thông tin chính thống từ phía doanh nghiệp tới cán bộ công nhân viên trong công ty nhằm gắn kết các mối quan hệ cấp trên – cấp dưới trở nên bền chặt gắn bó trong tập thể doanh nghiệp hơn.
Làm sao để quản trị truyền thông trở nên hiệu quả ?
Bước 1 Phân tích thị trường
Bước này rất cần thiết khi bắt đầu xây dựng một kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp cần xác định rõ mình nằm ở vị trí nào trong thị trường và những khó khăn, thách nào mình có thể gặp phải.
Phân tích thị trường là bước rất cần thiết
Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được các phân khúc thị trường tiềm năng và điểm mạnh-yếu của đối thủ cạnh tranh. Mô hình SWOT sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan vào năng lực của doanh nghiệp và môi trường bên ngoài.
Bước 2 Xác định mục tiêu
Các chiến dịch sẽ có những mục tiêu, định hướng khác nhau. Việc xác định cụ thể điểm mạnh-yếu, năng lực bản thân, thách thức và khó khăn sắp tới của thương hiệu trên thị trường sẽ giúp chúng ta có thể kiểm soát, đo lường, theo dõi hiệu quả và xây dựng kế hoạch chính xác.
Cần xác định mục tiêu của các chiến dịch truyền thông
Bước 3 Sáng tạo thông điệp của chiến dịch truyền thông
Thông điệp trong chiến dịch chính là điều mà doanh nghiệp mới gửi đến khách hàng của nên thực sự rất quan trọng. Khách hàng sẽ có cái nhìn tốt hoặc xấu thông qua thông điệp truyền tải đến họ. Ngoài ra, còn làm cho khách hàng có cái nhìn thiện cảm hơn về sản phẩm cũng như dịch vụ mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Cách quản trị truyền thông hiệu quả là đưa ra thông đẹp đúng tới khách hàng
Bước 4 Lựa chọn kênh thông tin phù hợp
Hiện nay có rất nhiều kênh truyền thông, mỗi kênh đều có những đặc điểm, chức năng riêng. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và cân nhắc thật kỹ để xem sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp có thật sự phù hợp với kênh truyền thông đó hay không. Nhất là những kênh có phân khúc khách hàng mà doanh nghiệp đang muốn hướng tới.
Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp rất quan trọng
Bước 5 Lên chiến lược truyền thông và đặt ngân sách cụ thể
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch để tính toán, xác định thời gian triển khai, ra mắt sản phẩm/dịch vụ. Đồng thời ngân sách cho chiến dịch cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Ngân sách được phân chia càng nhỏ càng tốt. Làm sao cho chi phí bỏ ra cho kế hoạch phải thật hợp lý, khả thi và mang lại hiệu quả.
Cần có chiến lược và ngân sách cụ thể
Bước 6 Đo lường và đánh giá
Để biết được chiến dịch có thành công hay không thì doanh nghiệp cần phải đo lường, so sánh với kế hoạch ban đầu, đánh giá mục tiêu đã đề ra trước đó. Bước này giúp doanh nghiệp nhận ra những ưu-nhược điểm có thể phát huy vào những chiến dịch sau này. Sau bước này, bạn sẽ có cái nhìn chính xác hơn cho các mục tiêu sắp tới.
Tổng kết
Trên đây là cách quản trị truyền thông để doanh nghiệp có thể phát triển tốt và bền vững. Chúng ta cần đảm bảo thực hiện hiệu quả các chiến dịch truyền thông cả bên trong lẫn bên ngoài. Xây dựng được kế hoạch chuẩn xác và lựa chọn công cụ phù hợp để có thể hoàn thành chiến dịch truyền thông thành công cho doanh nghiệp.
