Trao đổi thông tin, quảng bá sản phẩm, tiếp cận khách hàng, v.v. là những chương trình quan trọng trong chiến lược truyền thông của mọi công ty. Tuy nhiên, khi một trong các chương trình này sơ suất hoặc gặp sự cố, các công ty rơi vào tình trạng “khủng hoảng truyền thông” và gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu cách quản lý khủng hoảng truyền thông tối ưu nhất trong bài viết dưới đây.
Quản lý khủng hoảng truyền thông
Khủng hoảng truyền thông là gì ?
Khủng hoảng truyền thông là hiện tượng một vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát của một cá nhân hoặc một công ty. Sự việc này sẽ tạo nên “cơn bão” bàn tán, xôn xao trong dư luận và sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu, uy tín của đối tượng này. Nguyên nhân của khủng hoảng truyền thông cũng rất đa dạng, nhưng điểm chung của những nguyên nhân này là tạo ra bất lợi về nhiều phương diện của công ty. Không dễ để có thể quản trị những khủng hoảng truyền thông một cách tốt nhất. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận, đồng thời thực hiện các nguyên tắc của chiến lược quản lý truyền thông theo đúng trình tự. Từ đó, bạn có thể giải quyết vấn đề này một cách thích hợp và thỏa đáng.
Khủng hoảng truyền thông là gì
Lợi ích của quản trị khủng hoảng truyền thông
Giảm thiểu tác động của khủng hoảng
Mạng internet ngày càng phát triển và lan truyền với tốc độ cực nhanh. Vì vậy, khủng hoảng truyền thông được ví như một ngọn lửa dữ dội được tạo ra bởi những cái nhìn tiêu cực của dư luận. Do đó, việc kiểm soát, quản lý và đối phó với khủng hoảng truyền thông giúp các công ty tìm ra cách ứng biến khéo léo nhất, tránh mất uy tín, danh tiếng cũng như ngăn ngừa nhiều tác hại từ bên ngoài
Bảo vệ hình ảnh thương hiệu
Hình ảnh thương hiệu và uy tín là hai yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, khi khủng hoảng truyền thông xảy ra, bạn phải nhanh chóng tìm cách ngăn chặn và bảo vệ hình ảnh của mình trước công chúng. Một khi hình ảnh thương hiệu bị mất, bạn sẽ bị tổn thất rất lớn từ cuộc khủng hoảng này.
Các hoạt động quản lý khủng hoảng truyền thông
Hoạch định kế hoạch ngăn ngừa khủng hoảng
Khi bắt tay vào lập kế hoạch, bạn phải tự vạch ra
chiến lược để tránh trường hợp xấu nhất xảy ra. Để có một kế hoạch phòng ngừa và kiểm soát khủng hoảng truyền thông hiệu quả, bạn phải:
- Xây dựng hệ thống đội ngũ quản lý truyền thông một cách chuyên nghiệp.
- Thường xuyên kiểm tra, xem xét kỹ các thông tin đăng tải trên các trang mạng xã hội.
- Không quảng cáo, truyền đạt thông tin sai sự thật làm ảnh hưởng đến chất lượng và uy tín của công ty.
Xử lý khủng hoảng truyền thông
Hoạt động thứ hai của chiến lược quản trị khủng hoảng truyền thông là tổ chức và quản lý các cuộc khủng hoảng càng sớm càng tốt. Hãy kiểm tra nguồn gốc, mức độ của khủng hoảng và đưa ra các tình huống giả định liên quan đến vấn đề để có thể nhìn nhận khủng hoảng một cách trực quan và chính xác nhất.
Khắc phục sau khủng hoảng.
Sau khi tìm ra nguyên nhân, nguồn gốc của khủng hoảng, bước tiếp theo trong quản trị khủng hoảng là khắc phục nó. Bạn nên trả lời những câu hỏi có liên quan những khủng hoảng của công ty bạn đang phải đối diện. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tổ chức họp báo hoặc liên hệ với giới truyền thông để giải thích về tình hình khủng hoảng trên. Hãy nhớ rằng xử lý khủng hoảng truyền thông với một thái độ chân thành và trung thực là cách để được công chúng công nhận.
Làm sao để quản trị khủng hoảng truyền thông hiệu quả
Quản trị khủng hoảng truyền thông hiệu quả
Tình huống giả định
Đặt một tình huống giả định là cách để các công ty biết được nguyên nhân của khủng hoảng cũng như tìm ra giải pháp quản lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả. Hơn nữa, bạn cũng có thể kết hợp đặt câu hỏi và phân tích sâu vấn đề để tìm ra cách giải quyết phù hợp nhất.
Xử lý nhanh gọn
Để tránh sự lan truyền những thông tin tiêu cực trên internet, bạn phải quản lý và ngăn chặn khủng hoảng một cách nhanh chóng. Điều này sẽ giúp các công ty giảm bớt lượng khách hàng nhận thức được khủng hoảng mà họ đang phải đối mặt, ngoài ra còn ngăn chặn những điều xấu từ dư luận liên quan đến hình ảnh và thương hiệu của họ.
Trung thực về mặt thông tin
Để quản lý tốt cuộc khủng hoảng và được công chúng chấp nhận, bạn phải có thái độ tích cực, trung thực và không giấu giếm giới truyền thông khi khủng hoảng xảy ra. Hãy xin lỗi và nói rõ vấn đề bạn đang gặp phải để khách hàng hiểu rõ. Ngoài ra, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng và không đưa ra những phát ngôn gây sốc với công chúng để tránh khủng hoảng truyền thông bùng phát trở lại.
Tổng kết
Khủng hoảng truyền thông để lại nhiều hậu quả nặng nề cho doanh nghiệp cả về vật chất và tinh thần. Do đó, quản lý khủng hoảng truyền thông tốt không chỉ giúp bạn duy trì hình ảnh thương hiệu mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách quản trị khủng hoảng truyền thông.
>>Xem thêm: Tips hạn chế xảy ra khủng hoảng
